Gäste-WLAN und DSGVO: Datenschutzerklärung, Einwilligungen und Aufbewahrung
Aktualisiert am
Wer Gästen WLAN anbietet, verarbeitet personenbezogene Daten: Name, E-Mail-Adresse und Geräteadresse. Captive Portal gibt Ihnen die Werkzeuge dafür; Texte, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen bleiben Ihre Entscheidung als Verantwortlicher.
Die Datenschutzerklärung
Sie schreiben sie unter Portal-Einstellungen → Datenschutz → Datenschutzerklärung, mit einem Text pro Sprache.
Falls verfügbar, fügt Vorlage laden einen Ausgangstext ein: Ergänzen Sie die Stellen in eckigen Klammern und lassen Sie ihn vor dem Speichern prüfen.
Jeder Gast muss sie akzeptieren, um sich anzumelden oder einen Voucher zu nutzen.
Jede Textänderung erzeugt eine neue Version, genau so archiviert, wie sie war: Unter Veröffentlichte Versionen sehen Sie, wie viele Registrierungen jede Version akzeptiert haben. Für jede Registrierung wissen Sie, welcher Text akzeptiert wurde.
Die Marketing-Einwilligung
Mit Marketing-Einwilligung im Registrierungsformular fügen Sie dem Formular ein optionales Kästchen hinzu, nie vorab angekreuzt, mit einem anpassbaren Text. Gäste, die es ankreuzen und ihre E-Mail bestätigen, erscheinen unter Marketing-Kontakte mit Datum, Uhrzeit und Text der Einwilligung.
Unter Marketing-Kontakte können Sie eine Einwilligung widerrufen und die aktiven Einwilligungen als CSV exportieren.
Beim Zugang per Voucher gibt es keine E-Mail, also keine Marketing-Einwilligung.
Marketing-Kontakte folgen nicht der Aufbewahrung des Protokolls: Sie bleiben, bis die Einwilligung widerrufen wird.
Aufbewahrung der Daten
Unter Portal-Einstellungen → Datenschutz → Aufbewahrung der Gästedaten legen Sie fest, wie viele Tage Name, E-Mail-Adresse und MAC-Adresse der Gäste aufbewahrt werden. Danach werden sie jede Nacht anonymisiert: Es bleiben nur die Daten für Statistiken und Zählungen. Noch verbundene Gäste werden anonymisiert, wenn ihr Zugang endet.
Wenn ein Gast wissen möchte, welche Daten Sie über ihn haben, oder deren Löschung verlangt, siehe Datenschutzanfragen von Gästen beantworten.
Häufige Fragen
Was bleibt nach der Anonymisierung?
Datum, Standort, Ergebnis, Sprache, Gerätetyp, Bestätigungsmethode, akzeptierte Version der Datenschutzerklärung und Datenverkehr: Daten für Statistiken, ohne Name, E-Mail oder Geräteadresse.
Müssen registrierte Gäste die geänderte Erklärung erneut akzeptieren?
Die neue Version gilt für neue Registrierungen; für jede Registrierung bleibt die akzeptierte Version archiviert.